Couverture ElectroniqueS n°127

Une demande de cotation peut compter des milliers de lignes. Des outils logiciels aident aujourd’hui le sous-traitant à la créer. Alors que pour y répondre, les grands de la distribution s’appuient, eux, sur des outils de cotation automatique. En électronique, la négociation commerciale en vue de l’achat de composants, de sous-ensembles ou de services passe par une demande de devis au fournisseur. Ainsi, le sous-traitant fait-il parvenir une liste des composants d’une carte, la nomenclature, à des distributeurs afin que ces derniers en réalisent la cotation, c’est-à-dire annoncent un prix et des délais de livraison pour chacune des références de cette liste. A ce stade, les références sont celles utilisées par les fabricants de composants et non les références propres au sous-traitant (les codes articles) qui n’interviennent, elles, que lorsque ce dernier a passé commande. Le sous-traitant souhaite obtenir rapidement un devis notamment pour en informer le donneur d’ordre à l’origine du marché. Mais, le traitement de la demande se heurte parfois à des impondérables. « Le donneur d’ordre ne fournit pas systématiquement au sous-traitant les prix qu’il a négociés avec des fournisseurs », nous a déclaré, par exemple, Elisabeth Partouche, présidente du groupe électronique de la CDAF (Compagnie des dirigeants et acheteurs de France) et directrice des achats pour l’Europe chez Asteel Flash. Il ne le fait pas volontairement mais souvent « parce que ces prix ont été négociés par le bureau d’études et que le service achats n’a pas été mis au courant », précise Mme Partouche. En outre, les demandes de devis sont rarement passées au crible de la vérification. Malgré tout, il semble qu’il y ait peu de retour ou de demandes de précision de la part des distributeurs. Des outils de cotation automatique Tous les distributeurs n’acceptent pas de répondre à toutes les demandes de devis. En particulier, des PME de la distribution limitent à une vingtaine voire une trentaine de lignes, les demandes de cotation, éliminant ainsi les composants dits de commodité, ingrats et peu rentables, que d’ailleurs elles ne commercialisent pas. Alors et quand, d’une manière générale, il y a peu de lignes à coter, le distributeur renseigne la demande immédiatement ou ressaisit le fichier dans son propre système. Dans ce dernier cas de figure, il conserve une trace et, ainsi que le pratiquent EBV Elektronik et Silica du groupe Avnet, les demandes de renseignement sont automatiquement transmises aux fabricants de composants concernés via une liaison sécurisée EDI Rosettanet. Puis, le distributeur reçoit en réponse les prix et délais consentis par les fabricants, et transmet à son tour, le devis dans le format requis par le client. Quand la demande de cotation inclut beaucoup de lignes (plus de cinquante), EBV et Silica utilisent des outils de cotation rapide qui prennent en charge le fichier Excel au format du client et fournissent une réponse dans ce même format « à condition que le client ait transmis son code client, celui-ci permettant la reconnaissance du format, ainsi que son utilisation par nous », précise Vincent Cellard, vice-président “ Opérations ” de Silica. Chez ce dernier distributeur, la demande de devis est automatiquement scannée, mise en forme, puis envoyée, via liaison EDI Rosettanet, aux fabricants de composants concernés qui la renseignent. La réponse est ensuite transmise automatiquement au client dans le format imposé par ce dernier. Baptisé Launch Quote Tool, l’outil Silica de cotation automatique a été développé par Avnet au cours des trois dernières années et fonctionne avec l’ERP Sap installé chez ce distributeur. Aujourd’hui, « les commerciaux l’utilisent dès que la demande de cotation excède dix lignes ! », se réjouit M. Cellard qui met aussi l’accent sur l’amélioration de la traçabilité des transactions permise par le Launch Quote Tool. Cet outil est aussi devenu indispensable depuis que les grands groupes, parmi lesquels les grands sous-traitants, renégocient leurs contrats tous les trimestres. L’outil utilisé par EBV pour la cotation automatique repose sur les mêmes principes que celui de Silica : transcription du fichier client en fichier EDI Rosettanet, renseignements par les fabricants via Rosettanet, et réponse dans le format de fichier spécifié par le client. Les données du fichier client ne sont entrées dans le système EBV que si elles sont bien renseignées ; s’il manque des éléments, le distributeur peut encore les compléter à partir d’informations auxiliaires fournies par le client. « Un bon devis suppose, au départ, une base de données fiable et précise », annonce ainsi Pierrick Quinton, directeur général d’EBV Elektronik France. L’outil de gestion des achats de composants, Novare Buyware de Pertilience (voir EI n° 699), a précisément pour intérêt de préparer les consultations des fabricants électroniques, notamment des sous-traitants, auprès des fournisseurs de composants. Novare cible ainsi les fournisseurs potentiellement concernés par rapport à des critères choisis pour la consultation, ainsi qu’à la success story de ces fournisseurs auprès de la société, émet des courriels avec demande de devis attachée, réceptionne et trie les réponses. Ticio pourra gérer les demandes de devis dès l’an prochain « La transformation d’un fichier Excel du client en fichier EDI sert aussi de point de départ à la gestion automatique des prévisions », souligne M. Quinton. Sous réserve d’un contrat passé entre le client et le distributeur, cette gestion permet en effet de transformer des lignes de prévision du client en lignes de commandes. C’est aussi ce que permet Ticio, standard d’échanges numériques entre clients et fournisseurs, moins cher que l’EDI, et ce sur quoi il met l’accent (voir notre article en page 37). Ce standard évolue rapidement : « Ticio pourra prendre en compte les demande de devis dès 2010 », nous a ainsi déclaré Samy Scemama, directeur technique Ticio. Pour ce faire, les experts mondiaux de ce domaine étudient en ce moment un gabarit de demande de devis à partir de la standardisation à la fois des processus et des formes des contenus, standardisation qui permettra l’automatisation de ces opérations. Vincent Cellard, vice-président “ Opérations ” de Silica: « L’outil de cotation automatique est devenu indispensable depuis que les grands groupes renégocient leurs contrats tous les trimestres » Pierrick Quinton, directeur général d’EBV Elektronik France: « La transformation d’un fichier Excel client en fichier EDI sert de point de départ à la gestion automatique des prévisions » Elisabeth Partouche, présidente du groupe électronique de la CDAFet directrice des achats pour l’Europe chez Asteel Flash « Le donneur d’ordre ne fournit pas systématiquement au sous-traitant les prix qu’il a négociés avec des fournisseurs »

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