Couverture ElectroniqueS n°127

Regrouper l'ensemble des fonctionnalités de l'entreprise dans un outil informatique unique, améliorer la réactivité, la gestion des stocks et de la trésorerie. Telles sont quelques-unes des retombées de l'installation d'un ERP chez Asica. Le sous-traitant brestois Asica (100 employés, 11 millions d'euros de CA) a installé un progiciel de gestion intégré (ERP pour Enterprise Resource Planning) en 2000. Ce dernier a pris la place d'un outil de GPAO (gestion de production assistée par ordinateur) « du début des années quatre-vingt-dix, pas très communiquant et sans avenir, puisque l'éditeur avait déposé le bilan », avoue Pascal Prenveille, directeur informatique de la société. « Nous souhaitions adopter un logiciel standard avec un éditeur garantissant à la fois la pérennité et l'évolution du produit », souligne-t-il. Asica désirait aussi regrouper toutes les fonctionnalités nécessaires au fonctionnement de l'entreprise dans un même outil et dans une même base de données. Alors qu'auparavant, la gestion commerciale, la comptabilité tiers et la comptabilité générale étaient dotées chacune, de leur propre outil et base de données, et étaient interfacées à la GPAO par des passerelles qu'il fallait maintenir opérationnelles. Une fois la décision de changement prise, il a fallu faire un choix. Comme critères de sélection de l'ERP, Asica a sélectionné la présence de modules nécessaires au fonctionnement de l'entreprise, l'ergonomie du progiciel de gestion intégrée ainsi que ses facilités d'utilisation et de paramétrage. « Nous souhaitions aussi un produit standard pour pouvoir installer aisément de nouvelles versions et parce que nous n'avions pas de budget pour des développements spécifiques », confie M. Prenveille. Après avoir hésité entre Sap et Sage X3 Entreprise, Asica a opté pour l'ERP Sage. Dotée d'une expérience préliminaire en intégration de logiciel de gestion, l'équipe du service informatique d'Asica a joué le rôle d''interface entre l'éditeur Sage et les employés de l'entreprise. Dans la pratique, elle a suivi une formation à chacun des modules de l'ERP. Puis, elle a travaillé avec les différents services de l'entreprise pour définir le mode d'intégration le plus approprié. Enfin, elle a formé les collaborateurs de ces départements. « A ce jour, tous les modules du produit sont utilisés, annonce M. Prenveille. Bien qu'il reste quelques fonctionnalités à optimiser ». L'installation des modules s'est, elle, faite au fur et à mesure à commencer par la gestion commerciale et la gestion de production, prioritaires, car « nécessaires à une amélioration des engagements avec les clients ». Une meilleure planification des ressources Par la suite, Asica a intégré la comptabilité tiers, la comptabilité générale, la gestion de la relation client (CRM pour Customer Relationship Management), la qualité et la maintenance des moyens industriels. Un « big bang » (démarrage simultané de tous les modules) était de toute façon impossible car Asica n'aurait pas disposé de suffisamment de ressources humaines pour une telle opération. Quant au prix de l'installation, il inclut le coût des licences, celui de l'intégration de l'ERP, qui comprend la formation d'employés de l'entreprise, ainsi que celui de l'aide apportée par un consultant pour la conduite du changement et l'adaptation des procédures. Il faut aussi prendre en compte la maintenance et les adaptations spécifiques. Asica a, par exemple, commandé la création d'une gestion des produits par codes à barre. Cet effort a cependant été récompensé. « Nous avons amélioré la planification de nos ressources et de nos matières premières », déclare M. Prenveille. Le sous-traitant pointe également une plus grande réactivité et un meilleur respect des engagements de livraisons, ainsi qu'une meilleure gestion de ses stocks. Or, le stock est de première importance pour le sous-traitant qui, communément, réalise 70 % de son chiffre d'affaires avec les achats de composants. Ont également été améliorées la gestion de la trésorerie et celle des commandes (avec l'automatisation des relances). « La productivité de l'entreprise a aussi augmenté », souligne M. Prenveille. Toutefois, Asica avoue avoir fait beaucoup d'efforts pour vaincre la résistance au changement que représente l'installation de l'ERP. Il a fallu demander à un organisme extérieur, un audit d'organisation qui a abouti à la mise en place d'une nouvelle structure. « La résistance au changement a baissé au fur et à mesure que les résultats obtenus grâce à l'ERP ont permis aux collaborateurs de se concentrer sur des actions à forte valeur ajoutée client », note toutefois le directeur informatique. Aujourd'hui, Asica prévoit de se doter de la nouvelle version de l'ERP Sage, « une version qui communique mieux avec l'environnement bureautique, et dont l'interface visuelle est plus agréable ».

L’ERP a amélioré la réactivité et la gestion des stocks d’Asica

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